6 Gmail triky, které byste už měli používat, ale pravděpodobně nejsou

Bez ohledu na to, jak jste kreativní nebo jak tvrdě pracujete, existuje jedna obtíž, která zřejmě tlumí produktivitu pro mnoho pracovníků: e-mail.

Bez tohoto zázraku nejmodernější technologie by většina našich pracovních míst sotva existovala. Ve většině dnů se však e-mail cítí jako nic víc než gigantický čas sát a nekonečný seznam úkolů, který se nad našimi hlavami stane.

Nikdy to nebylo tak!

Jsem obrovský geek pro produkty Google, takže jsem důvěrně obeznámen s funkcemi služby Gmail. Jsem vždy zmatený, když se někdo stěžuje na to, kolik e-mailů obdrží a jak těžké je spravovat.

Není to tak těžké. Musíte prostě použít nástroje, které máte k dispozici.

Vytáhl jsem své oblíbené tipy, triky a nástroje, které usnadňují správu Gmailu, protože to je aplikace, kterou používám, a je to běžné pro pracovní a osobní účty.

Pokud používáte jinou e-mailovou aplikaci, některé z těchto tipů se překládají, nebo můžete najít podobné nastavení nebo nástroje. Pokud ne ... přejít na Gmail. Proč ji už nepoužíváte? Nastupte na palubu. Nemohu osobně evangelizovat produkt dost.

Zde je šest způsobů, jak odmítnout doručenou poštu, vrátit čas a zvýšit produktivitu na pracovišti, na volné noze nebo ve vašem osobním životě:

1. Nakonfigurujte svou schránku

Toto nastavení služby Gmail umožňuje zapnout nebo vypnout karty v doručené poště: primární, sociální, propagační, aktualizace a fóra.

Služba Gmail automaticky kategorizuje vaši poštu do těchto karet, takže ve své doručené poště nemáte každý den obrovskou hromadu.

Pokud například obdržíte e-mail jako součást mailing listu - např. Newsletter - který spadá pod záložku Propagace. Automatizované zprávy z aplikací, se kterými se zaregistrujete, spadají pod aktualizaci.

Ve většině případů se nejedná o naléhavé zprávy, takže se budete moci soustředit na to, co se nachází v doručené poště Primární a později na jiné karty.

2. Vytvořte štítky a filtry

Chcete-li svou poštu řadit ručně nebo podrobněji než karty Gmail, můžete to provést pomocí štítků.

Ve skupinovém rámečku "Štítky" se ve vašich nastaveních zobrazí všechny výchozí štítky a všechny vlastní, které jste vytvořili.

Vytvářejte štítky, které vám pomohou třídit e-maily a zjistěte ty, které se týkají určité témy - například "Prodejní nápisy".

Ve skupinovém rámečku Filtry a blokované adresy můžete vytvářet filtry pro automatické použití štítků ke zprávám a provádění určitých akcí.

Například spolupracuji s mým týmem prostřednictvím Dokumentů Google a je užitečné, abych dostal e-mailové oznámení o úpravách nebo komentářích, které vydavatelé na mém konceptu nechávají. Ale kdybych je nerozházel, zablokovali by mě celý den.

Vytvořil jsem štítek "Dokumenty Google" a filtr, který tento štítek aplikuje na veškerou poštu z docs.google.com - a Přeskočit doručenou poštu.

Všechna upozornění v aplikaci Dokumenty jsou tedy pod touto značkou úhledně seřazena - jako složka - a když je čas pracovat na revizích, mohu tuto složku otevřít a použít jako seznam úkolů.

3. Hrajte s Gmail Labs

Laboratoře služby Gmail jsou experimentální funkce, které pomáhají přizpůsobení doručené pošty. Vyhledávejte Labs v nastavení Gmailu.

Malé dotyky, jako je Označit jako tlačítko pro čtení, může navigaci do zaneprázdněné schránky mnohem jednodušší.

používám Konzervované odpovědi, který šetří e-mailové šablony pro běžné zprávy - jako intro k potenciálnímu zdroji - takže nemusím znovu vynášet kolo s každou zprávou. Můžete vytvořit odpověď na konzolu, abyste mohli rychle a důsledně odpovědět na běžné otázky.

Více doručených vám umožňuje vidět na domovské obrazovce Gmailu tříděný e-mail namísto skrytých záložek nebo štítků.

The Podokno náhledu vám pomůže procházet spoustu e-mailů rychle, otevřením e-mailu vedle vaší doručené pošty tak, jak byste byli zvyklí na klientské e-mailové klienty.

4. Využijte služby třetích stran k usnadnění vašeho života

Mimo nastavení aplikace můžete zlepšit svou zkušenost s doručenou pošty přidáním aplikací, pluginů nebo rozšíření pro prohlížeče třetích stran.

Boomerang pro Gmail

Boomerang je jedním z mých oblíbených pluginů Gmailu pro prohlížeče Firefox, Chrome nebo Safari, protože je to vše o převzetí kontroly nad vaším časem.

Dostali jste v pondělí e-mail od klienta, který potřebujete oslovit na schůzi ve čtvrtek? Vyjměte ji z vaší přeplněné schránky a nastavte Boomerang, aby se vrátil ve čtvrtek ráno.

Můžete také Boomerang odeslanou poštu jako připomenutí sledovat, pokud nedostanete odpověď. Je to snadný způsob, jak zůstat na vrcholu svých kontaktů, aniž byste vedli rozhovory ve vaší doručené poště nebo se snažili žonglovat informace v hlavě.

Jedním z nejlepších funkcí společnosti Boomerang je naplánování e-mailů, které budou posílány později.

Mám rád dávat své e-maily na konci pracovního dne, ale nechcete se dostat do hromady odpovědí a úkolů na konci dne. Boomerang mi umožňuje vytvářet e-maily v mém vlastním čase a naplánovat je, aby se později dostaly do schránky schránky svých kontaktů, stejně jako následující ráno.

Pauza doručené pošty

Když už mluvíme o dávkových e-mailech, rozhodli jste se někdy vyřešit vaši korespondenci, jen aby se seznam objevil při každém dokončení jednoho e-mailu a návratu do doručené pošty?

Doplněk Gmail v doručené poště pozastaví. Stačí stisknout tlačítko, aby se nové e-maily neobjevily ve vaší doručené poště.Projděte svůj nepřečtený seznam a znovu stiskněte tlačítko pro přijetí nových e-mailů (a těch, které přišly během pozastavení).

Unroll.me

Je vaše převzatá schránka doručena e-mailem? Domnívám se, že to jsou největší viníci, kteří způsobují šílenství emailů většiny lidí.

Unroll.me vyčistí vaše doručené pošty tím, že "předvede" vaše e-mailové odběry na jednom místě každý den. Dostanete jeden denní e-mail, který obsahuje všechny vaše odběry pro snadné procházení.

Vložit text

Vložit text, rozšíření pro systém Chrome, funguje podobně jako v případě konzervativních odpovědí, protože můžete uložit šablony pro různé druhy zpráv. Ale jde o krok dále.

Zatímco konzistentní odpovědi vyplňují celé tělo vašeho e-mailu uloženou zprávou, vkládání textu vám umožní jednoduše vložit text do libovolného místa v e-mailu.

Použijte jej k přizpůsobení podpisu příjemci, vložte informace o kontaktech, které si nikdy nezapomenete, ani nezapomeňte na standardní reklamu o vaší společnosti bez zaslání e-mailu na formuláři.

5. Ovládání upozornění na telefonu Smartphone

Je to zneklidněná pozorování, že jsme v dnešní době příliš svázáni s našimi smartphony — ale je to také pravda. Dokonce i jako tisíciletí jsem zneklidněn tím, jak jsou zaneprázdněné některé telefony mých přátel, zatímco můj iPhone může stejně dobře hrát cvrčky, když to kontroluji.

Nejsem žádný společenský motýl nebo vůdce v poptávce, ale já vím, že nejsou ani tak důležité. Prostě neaktualizovali nastavení oznámení.

Doporučuji, abyste tento týden během 10 minut upravili oznámení Všechno vaše aplikace umlčují hluk, ale zachmuji to s nastavením aplikace Gmail pro smartphone.

Správa samostatných účtů

Nejprve vám aplikace Gmail umožňuje připojit několik e-mailových účtů a pro každý účet můžete mít různá nastavení.

To znamená, že například můžete vypnout upozornění na push pro práci úplně a získat osobní korespondenci pouze v telefonu. Nebo můžete vypnout upozornění na e-mail, který používáte, například nákup online, ale uchovávejte je pro důležitou pracovní korespondenci.

Limit Push Notifications

V rámci každého účtu v aplikaci Gmail můžete nastavit oznámení pro "Všechny nové zprávy", "Primární pouze" nebo "Žádné."

Chcete-li být k dispozici pro důležité zprávy, aniž byste byli ohromeni výstrahami, doporučuji nastavit "Pouze primární."

To vás upozorní na to, že e-mail přistane v primární doručené poště, ale vynechá oznámení o těch, která jsou filtrována na propagační, aktualizace, sociální nebo fóra.

Pokračujte dále a zkuste vypnout všechna e-mailová upozornění. Uveďte pouze čas na odeslání e-mailu vy rozhodne se na to podívat.

Nebo, pokud jste opravdu odvážní, odeberte pracovní email z vašeho smartphonu úplně!

Nenechte nechat upozornění řídit vás

Neotáčejte oči. Víte, že to musí být řečeno. Upozornění na smartphone vás vyvedou z toho, co děláte neočekávaně, ve všech hodinách dne.

V hromadě se hromadí a budete se cítit zaneprázdněni a důležití a zdůrazňováni a v noci vás probudí a budete se cítit, jako byste neměli čas hrát si s dětmi, psy nebo rostlinami.

Ale to nemusí.

Dokonce i když jste pro Vaši společnost naprosto životně důležití a musíte ji mít k dispozici v okamžiku (většina z nás ne), můžete svůj den zklidnit, aniž byste o nic něco nechtěli, tím, že provedete jednoduché úpravy nastavení telefonu.

Například: Potřebujete vyzváněcí tón, aby všichni slyšeli výstrahu, nebo by vibrace stačila?

Potřebujete dokonce vibrace, nebo se na obrazovce objeví vyskakovací okno?

Opravdu potřebujete vyskakovací okno, nebo může oznámení pouze žít ve vašem oznamovacím středisku, které každopádně zkontrolujete každé tři minuty?

Vidíš jak klid váš život se může dostat?

Vypněte odznaky, které křičí kolem 1 246 nepřečtených e-mailů. Vyberte méně invazivní upozornění, která odcházejí místo náročných výstrah, které vyžadují vaši pozornost, a využijte nastavení "Vypnutí" nebo "Nerušit".

Nic z toho není komplikované nebo časově náročné. Trvejte pár minut, abyste získali kontrolu nad svým telefonem, a budete žít, dýchat a odpočívat jednoduše dál.

6. Zbavte se e-mailu!

Nakonec nejdůležitější tip, který můžu nabídnout, je: Používejte jej co nejméně.

Zatímco e-mail byl kdysi nejrychlejším způsobem komunikace s kolegy, klienty nebo zákazníky, je nyní jedním z nejméně efektivních.

Tony aplikací nyní dělají práci, která klesala na e-mail, a dělají to mnohem lépe!

Chcete-li pokračovat v konverzacích s spolupracovníky, dostat se z e-mailu a vyzkoušet aplikaci pro rozhovor, jako je Slack, Google Hangouts nebo Zprávy pro Mac.

Pro spolupráci a zpětnou vazbu ohledně týmových projektů používejte další aplikace Google:

Dokumenty, Listy a Prezentace nechte tým vytvořit obsah, současně pracovat ve stejných souborech a sledovat změny a komentáře. Zastavte odesílání příloh e-mailem.

Řídit umožňuje nahrávat, ukládat, sdílet a stahovat soubory téměř ve všech formátech, takže nemusíte posílat soubory e-mailem.

Kalendář pomůže vám naplánovat události a schůzky sdílením rozvrhu s ostatními, abyste mohli rychle vidět, kdy je každý zaneprázdněn nebo dostupný - a přestat posílat e-maily sem a tam, abyste plánovali schůzky!

formuláře vám pomáhá vytvářet průzkumy k získávání anonymních zpětných vazeb buď interně nebo externě, nebo sbírat informace jako například registrace zaměstnanců pro události.

Chcete-li sledovat produktivitu, úkoly a projekty, vyzkoušejte jednu z těchto bezplatných aplikací: Flow, Trello nebo iDoneThis.

Nejjednodušší způsob, jak odmítnout doručenou poštu, je zabránit tomu, abyste ji poprvé zablokovali!

Váš Turn: Co Gmail hacks používáte být produktivnější v práci?

Dana Sitarová (@danasitar) je spisovatelka pracovníků The Penny Hoarder. Je napsána pro Huffington Post, Entrepreneur.com, Writerův Digest a další, pokoušející se o humor všude tam, kde je to povoleno (a někdy tam, kde to není).