Tři druhy mzdových podvodů: Jsou vaši zaměstnanci kradení od vás?

Většinou, když lidé přemýšlejí o tom, že zaměstnanci se zbavují práce, myslí na lidi, kteří napadají zásobovací skříň a přinášejí domovní krabice s pery a hromady legálních podložek. Existuje však ještě nákladnější forma podvodu, která se děje u firem všech velikostí v celé zemi: mzdové podvody.

Mzdové podvody jsou překvapivě běžné a postihují asi 30 procent firem každý rok. Firmy ztrácejí miliony dolarů díky bezohledným zaměstnancům, kteří berou více peněz, než si vydělali. To ani nezapočítává náklady spojené s vyšetřováním potenciálních podvodů a opatřeními proti pachatelům. V některých případech jsou zaměstnanci nuceni platit restituci, ale často podvody zaměstnanců vedou ke ztrátám společnosti.

Ne všichni mzdové podvody jsou však vytvořeny stejně. Obecně platí, že existují tři druhy mzdových podvodů: časový rozvrh podvodů, zaměstnanci duchů a zaměstnanci špatně klasifikovaní. Pochopení nuancí mezi jednotlivými typy pomáhá vyšetřovatelům vyškoleným v škole a určuje a zastavuje zločiny dříve, než stojí jejich peníze.

Timeshare Fraud

Podvody v časovém rozvrhu zahrnují nesprávné zaplacení zaměstnanců za pracovní dobu. V některých případech společnosti přeplatí zaměstnance na základě falešného předložení časového rozvrhu; zaměstnanci mohou dokonce pracovat s hodinami spolupracovníků, kteří je nemají ani naplánovat. V jednom společném časovém rozvrhu zaměstnanec "zapomene" na to, aby zapnul nebo vypnul hodiny, což vyžaduje manuální vstup, ke kterému pak přidávají další hodiny. V ostatních případech může být mzdový úředník zapsán do programu a ručně zrušeno časové rozvrhy zaměstnanců, aby se zvýšil počet odpracovaných hodin nebo dokonce mzda.

Podvody s časovým rozvrhem lze obvykle rychle zachytit prostřednictvím pravidelných auditů a přezkumu pracovních plánů a přísných politik týkajících se podávání a změn časového rozvrhu. Manažer například musí schválit jakékoli ruční zadání a změny platových sazeb, typů zaměstnanců nebo manažera nebo lidských zdrojů musí písemně dokumentovat plány. Audity odhalí anomálie - například zaměstnance, který má obvykle pracovat od pondělí do pátku, který se náhle objeví v víkendech - a zastaví podvody ve svých stopách.

Duchovní zaměstnanci

Zaplatíte zaměstnancům, kteří pro vás skutečně nepracují? Možná vás překvapí. Duchovní zaměstnanci jsou druhým nejčastějším typem podvodů a zaměstnanci mzdové nebo manašerské organizace ho často dopouštějí. Stručně řečeno, zaměstnanec ducha je buď falešný zaměstnanec, který nikdy nepracoval pro vaši společnost - ale který byl "vytvořen" výplatou prostředků na přesměrování finančních prostředků nebo někým, kdo kdysi pracoval pro společnost a od té doby odešel, ale nikdy nebyl oficiálně ukončen v mzdovém systému.

Zvažte tento scénář: Vaše mzdová úřednice je Mary Elizabeth Smith. Marie se rozhodla, že nevydělává dost, a tak vytvoří "nového" zaměstnance s názvem Mary Beth Smith. Pak, když provozuje výplatní listinu, rozdělí dvě šeky, jednu legitimní na Mary Elizabeth a pak další na Mary Beth. V jiném scénáři předpokládejme, že zaměstnanec nedávno opustil společnost. Vaše vedoucí mzdového oddělení Mary Elizabethová rozhodne, že by si ráda vydělala mzdu, a tak nezaplatí své platy, ale místo toho odvádí tuto odměnu s šekem vystaveným Mary Beth Smithové.

Stejně jako podvody s časovým výstupem mohou být zaměstnanci duchů zpravidla vyprázdňováni pomocí pravidelných auditů a porovnáváním vašich mzdových registrů s kontrolami, které byly odstraněny nebo uloženy, aby se zjistily anomálie jako duplicitní jména, adresy a čísla sociálního zabezpečení a jména zaměstnanců kteří již pro tuto společnost nepracují. Oddělení povinností také pomáhá předcházet tomuto druhu podvodů. Jinými slovy, osoba, která zpracovává mzdy, by neměla být stejná osoba, která provádí změny v evidenci zaměstnanců.

Pracovní zařazení

Školení pracovníků je typ mzdového podvodu, který je spáchán samotnou společností, úmyslně nebo kvůli nedorozumění pravidel. IRS vyžaduje, aby zaměstnavatelé klasifikovali zaměstnance buď jako nezávislí dodavatelé (1099 zaměstnanců), nebo zaměstnanci W-2, v závislosti na druhu práce, jakou jsou placeni, jak jsou placeni a parametrech práce.

Někteří zaměstnavatelé záměrně klasifikují zaměstnance jako 1099 pracovníků, aby se vyhnuli placení daní ze mzdy, pojistného na zdravotní pojištění a dalších výhod, což je jasným porušením zákona a představuje podvod. Jiní zaměstnanci nesprávně klasifikují zaměstnance náhodou. Každopádně, pokuta za takový podvod může být až 25 000 dolarů za každý případ - plus splátky daní ze mzdy a penále - takže je nejlepší pracovat s kvalifikovanou mzdovou společností nebo zkušený manažer, který vhodně klasifikuje zaměstnance.

Mzdové podvody jsou pro vaše podnikání nákladné. Zůstat na vrcholu toho, komu je zaplaceno, kolik - a zajistit, aby pracovníci byli placeni, co vydělávají - je důležité pro vaši spodní linii. Kromě toho, když jste výplatní listina přesná, můžete soustředit svou pozornost na to, aby tyto papírové klišé vycházely ze zásobní skříně.